Tất cả bài viết Quản trị 8 phút đọc

Hội thảo Weraki, 09/03/2024

Trong y khoa, đau tăng trưởng (growing pains) là những cơn đau chân ở trẻ đang tuổi lớn. Trong doanh nghiệp, khái niệm này chỉ những vấn đề xuất hiện khi nội lực không phát triển kịp tốc độ tăng trưởng kinh doanh. Nội lực ở đây gồm năng lực tài chính, trình độ nhân sự, văn hóa tổ chức, quy trình và hệ thống phục vụ vận hành và quản trị.

Khi nào đau tăng trưởng xuất hiện

Doanh nghiệp nào cũng đi qua các giai đoạn: khởi sự, tăng trưởng, biến động, trưởng thành và thoái trào. Giai đoạn nào cũng có những cơn đau riêng, nhưng đau có ý nghĩa nhất là ở giai đoạn tăng trưởng và giai đoạn biến động. Vượt qua được hai giai đoạn này, doanh nghiệp mới tăng trưởng ổn định ở những giai đoạn sau.

Ở giai đoạn tăng trưởng, nhu cầu nhân sự tăng nhưng khó tuyển vì đãi ngộ và thương hiệu tuyển dụng còn yếu. Một người kiêm nhiều việc, gần như chưa có quản lý cấp trung, tỷ lệ nghỉ việc cao, và tri thức của tổ chức ra đi cùng người nghỉ.

Sang giai đoạn biến động, doanh thu vẫn tăng nhưng chậm lại vì thị trường bão hòa hoặc có thêm đối thủ. Lợi nhuận có thể giảm vì chi phí tăng. Đây cũng là lúc thường diễn ra những cuộc thay máu nhân sự, kể cả ở cấp sáng lập và điều hành.

Mười dấu hiệu

Nếu doanh nghiệp của anh chị có nhiều dấu hiệu dưới đây, rất có thể nội lực đang đi sau doanh thu:

1. Không đủ thời gian trong ngày để làm hết việc.
2. Phải dành quá nhiều thời gian xử lý tình huống khẩn cấp.
3. Mọi người không biết người khác đang làm gì.
4. Mọi người không hiểu rõ định hướng của công ty.
5. Tổ chức có quá ít nhà quản lý giỏi.
6. Nhiều người cảm thấy muốn làm đúng thì phải tự làm.
7. Phần lớn mọi người thấy các cuộc họp là lãng phí thời gian.
8. Kế hoạch đưa ra nhưng ít được theo dõi, nên không hoàn thành.
9. Một số người bắt đầu thấy không an toàn về vị trí của mình.
10. Doanh số tiếp tục tăng nhưng lợi nhuận không tăng.

Ba vùng đau và nguyên nhân

Đau tăng trưởng hiếm khi nằm ở một chỗ. Chúng tôi chia thành ba vùng, mỗi vùng có biểu hiện và nguyên nhân riêng:

1. Chiến lược và mô hình kinh doanhBiểu hiện: không xác định được động lực tăng trưởng; tăng trưởng tiêu tốn nhiều nguồn lực như làm thêm giờ, tăng chi phí quảng cáo; các chỉ số không đồng bộ, chẳng hạn doanh thu tăng mà lợi nhuận không tăng tương ứng. Nguyên nhân thường là chọn lĩnh vực không phù hợp với năng lực, hoặc mô hình kinh doanh đòi hỏi nhiều nguồn lực để mở rộng trong khi giá trị thu về thấp.
2. Mô hình vận hànhBiểu hiện: sự cố tăng theo tốc độ phát triển; mâu thuẫn giữa các bộ phận về phân công trách nhiệm; nhân viên mới mất nhiều thời gian đào tạo; thiếu tài chính, công cụ và công nghệ hỗ trợ. Nguyên nhân thường là chưa chú trọng xây mô hình vận hành và hệ thống hóa quy trình, tri thức; vận hành không gắn với chiến lược; hoặc đã có quy trình nhưng không được tuân thủ.
3. Quản trị và văn hóaBiểu hiện: quyết định vượt thẩm quyền, hoặc ngược lại, đùn đẩy trách nhiệm; mâu thuẫn cá nhân giữa các bộ phận, có khi giữa chính các nhà sáng lập; xuất hiện trục lợi cá nhân. Nguyên nhân thường là chưa đầu tư đúng mức vào cơ chế quản trị và văn hóa, có nhưng triển khai không nhất quán, hoặc chọn sai chỉ số để quản trị.

Người đứng đầu cũng có thể là nguyên nhân

Cách người đứng đầu điều hành ảnh hưởng trực tiếp đến việc doanh nghiệp có bị đau ở vùng quản trị và văn hóa hay không. Chúng tôi thường gặp ba chân dung:

1. Lãnh đạo vắng mặtGiao khoán cho cấp dưới, hiếm khi có mặt trong hoạt động của doanh nghiệp, thời gian trình duyệt kéo dài. Cách này không phù hợp ở giai đoạn nào, và hợp với vai trò nhà đầu tư hơn là người điều hành.
2. Lãnh đạo trực thăngBay sát trên đầu và giám sát mọi việc của nhân viên. Cách này có thể cần thiết khi doanh nghiệp còn nhỏ, nhưng trở thành điểm nghẽn khi doanh nghiệp cần chuyên môn hóa và tính hệ thống.
3. Lãnh đạo giải phóngTuyển và trao quyền cho người giỏi chuyên môn, giữ góc nhìn tổng thể về chiến lược, kế hoạch, quản trị và văn hóa; cân bằng giữa điều hành hằng ngày và đổi mới doanh nghiệp. Nhờ hệ thống vững, người lãnh đạo không bị buộc chặt vào doanh nghiệp, nhưng vẫn sẵn sàng xắn tay vào khi thị trường biến động.

Vì vậy, giải quyết đau tăng trưởng phải bắt đầu từ nhận thức của người đứng đầu. Có những lãnh đạo không nhận ra vấn đề cho đến khi quá muộn, hoặc tin rằng mọi thứ vẫn ổn vì ít tiếp xúc với thực tế kinh doanh và đội ngũ triển khai. Như sức khỏe, doanh nghiệp cũng cần được thăm khám định kỳ.

Ba phản ứng thường gặp

Khi đã nhận ra vấn đề, nhiều lãnh đạo chọn một hoặc vài cách sau:

1. Làm ngơ, trì hoãnBiết có vấn đề nhưng để sau, vì việc trước mắt luôn gấp hơn.
2. Trông đợi người khácGiao trách nhiệm cho một cá nhân trong hoặc ngoài tổ chức. Người đó thường thiếu góc nhìn tổng thể, tầm ảnh hưởng và sự hỗ trợ cần thiết để giải quyết tận gốc.
3. Trông đợi công cụTriển khai phần mềm. Công cụ chỉ hỗ trợ, giải quyết được những vấn đề bề mặt và rời rạc, không chạm được đến gốc rễ.

Ba hướng giải

Từ kinh nghiệm xây và điều hành doanh nghiệp, chúng tôi gom cách giải thành ba hướng, tương ứng với ba vùng đau:

1. Chọn đúng hướng tăng trưởngChiến lược và mô hình kinh doanh đúng là điều kiện tiên quyết. Tăng trưởng từ vùng lõi, tức những gì doanh nghiệp đã làm giỏi, thường có tỷ lệ thành công cao hơn những bước nhảy xa vùng an toàn. Song song với hoạt động kinh doanh thường ngày, doanh nghiệp cần một danh mục sáng kiến để tạo động lực tăng trưởng mới.
2. Lắp đúng mảnh ghép năng lựcNgười đứng đầu là người sắp xếp nguồn lực. Việc đầu tiên là xác định doanh nghiệp cần năng lực gì cho giai đoạn tới, rồi quyết định tự xây, thuê ngoài hay hợp tác, và thu hút người ở đúng cấp độ. Nhu cầu năng lực thay đổi theo thời gian, nên bộ máy của hôm nay hiếm khi đủ cho ngày mai.
3. Để quản trị và văn hóa giữ nhịp thay người đứng đầuDoanh nghiệp vận hành trơn tru khi mọi người đồng nhất ở bốn điểm: mục tiêu, phạm vi công việc, chỉ số đo lường và văn hóa. Khi đó, người đứng đầu không còn phải có mặt ở mọi quyết định.

Đau tăng trưởng không hẳn là tin xấu

Doanh nghiệp không tăng trưởng thì khó gặp nỗi đau này. Áp lực tăng trưởng buộc doanh nghiệp sáng tạo hơn, nâng chất lượng và tối ưu quy trình. Điều quan trọng là nhận ra sớm, gọi đúng tên vùng đau, và xử lý tận gốc thay vì chỉ uống thuốc giảm đau.

Bài viết rút từ hội thảo “Đau tăng trưởng của startup và SME” do Weraki trình bày tại Hội nghị đỉnh cao BNI 15 năm, 09/03/2024.